Tid registrering

Tid registrering – effektive metoder og tidsstyring


Enhver projektleder ved at sætte tidsbudgettet for et projekt er essentielt for at sikre at det holder planen og indenfor de beregnede omkostninger. I den virkelige verden tager projekter dog ofte længere end beregnet og koster mere en antaget. Årsagen kan være så enkel som en undervurdering af den påkrævede tid til at fuldføre individuelle opgaver, der ender med at have en indflydelse på planen for hele projektet. Nogen gange er alt hvad der behøves effektive metoder til tid registrering, der vil hjælpe til at forstå hvor mange timer hver opgave tager, og gennemse hvordan de kan gøres hurtigere eller mere effektivt.

Mange faktorer er involveret i at planlægge et projekt – beslutte omfanget af projektet, forstå hvilke opgaver der skal udføres for projektet, og endeligt, i hvilken rækkefølge opgaverne skal udføres. Holdmedlemmer for projektet giver som regel et groft overslag over hvor mange timer det tager at udføre en bestemt aktivitet eller opgave, og disse lægges sammen for at lave en plan og en budgetberegning. I den ideelle verden skulle medarbejdere være i stand til at færdiggøre deres opgaver indenfor den estimerede periode, og projektet vil være fuldført til tiden.

Tid registrering

Tid registrering

I virkeligheden er der dog mange udfordringer med metoderne for tid registrering som medarbejderne følger, baseret på hvilke de såvel som ledelsen danner en plan for fremtidige projekter. Typisk bedes medarbejderne om at lave en tid registrering når de starter en aktivitet og dernæst udfylde en timeseddel når de har udført deres aktivitet. Disse timesedler indsendes til en supervisor der enten godkender eller afviser registreringerne.

Denne metode for tid registrering og dannelse af timesedler skal tjene mange formål. Ledelsen, specielt projektledelsen, vil opdatere deres projektstatus og lave tilpasninger til planen, baseret på timesedlerne. HR- (Human Resource) såvel som lønafdelingerne laver muligvis deres aflønning- og fremmøde-beregninger baseret på disse timesedler. Endeligt vil økonomiafdelingen også bruge denne metode for tid registrering til fakturering af kunder. Forestil dig en situation hvor en medarbejder der arbejder på flere projekter glemmer at lave en tid registrering og husker at gøre det efter nogle dage. Der er her en stor sandsynlighed for at personen kommer til at indtaste et forkert og mindre antal timer for den udførte opgave.

Dette påvirker projektet og organisationen som helhed. Organisationen mister ikke kun omsætning for de manglende timer, men ledelsen bliver også af den opfattelse at projektet er udført på kortere tid end hvad det havde tildelt. Dette medfører fejlantagelser og fremtidige projekter kan få tildelt mindre tid end de har brug for.

TimeSheet Reporter tager hånd om både udfordringen med tid registrering så vel som dem med at møde kravene fra andre afdelinger. Den tillader medarbejdere at lave tid registrering i Microsoft Outlook kalenderen og dernæst indsende tidsregistreringerne direkte fra kalenderen når de er færdige med aktiviteten. Derudover, ved at tillade nem import og eksport af data i eksisterende ERP, CRM og regnskabssystemer, sikrer TimeSheet Reporter at organisationens overordnede effektivitet kan forbedres.

Hvordan du fortsætter herfra – hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: